职场中如何提高工作效率

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每天处理各种延期, 需要和各个不同的部门的协调,最多的一天光处理邮件达到100多封,那天下班后,我感到前所未有的累,是那种坐在那里连手机都不想刷的累,就是呆呆的坐着让头脑放空。。。

虽然累,但是感觉最近的收获到是不少,比过去的几个月时间收获要大,和各个部门的communication变的更加的紧密,对于优先事件priority 有个更深的理解,也更加明白为什么企业在招聘的时候很看重处理 multiple task 的能力。

比如,每天早上除了regular task, 还有很多昨天遗留下来的邮件,加之很多临时需要做的紧急事件,在这些不同的事件中,那些需要马上处理,那些可以稍微留一下,对于职场新人来说其实是很难判断的。我们之所以能迅速的做出决定,和长期的累积是分不开的。

这里想分享一点心得,怎么样对各个事项进行排序。

第一, 首先对自己每天task 的来源进行梳理。每天早上打开电脑,重点浏览领导交待的具有指导作用的邮件。如果没有对此及时阅读,也许事情处理了但是会出错。然后打开所有的信息来源大致浏览本日的工作内容。比如我,我的信息来源有每天的部门报告,个人邮箱,公司邮件,SKYPE的留言,别的部门随时打来的电话。

第二, 从时间点来看那些事情需要马上出理。对于我们而言,由于COVID-19的影响,很多国际学生按时到达学校,有些需要延期到下个学期,有些仅仅是需要更多extension (延长到校时间)。如果这两个request同时到达,我会处理的是extension,因为这是最近两天马上会发生的事件,如果没有及时处理,可能会影响学费的退还。

第三, 从影响力来看那些需要处理。如果是别的部门的escalation, 需要尽快的处理。有时候这个事件的本身也许并没有那么着急,但因为是由 team leader 直接提出的,碍于情面必须要及时处理。其实和中国是一样的,领导要求的事情给面子也要处理啊。

第四, 一般事情件的处理。这些都是每天需要完成的事件,但是没有那些着急,万一下班了还是没有完成,不会造成太大的影响。在处理这些事件的事情,给自己一整块时间,在这个过程中skype设置成busy状态,同时你的outlook也会显示是busy,这样当别人想要找你的时候看到这个状态,如果不是特别紧急,基本也会等待半个小时到一个小时。

说起来好像也没有太复杂,但是在实际的操作中,每个事情的反复有时候都能让人崩溃。这些天,由于发生了一些反复事件,得出的结论是那怕再着急的事情,要和相关的人反复确认,不要马上处理,稍微放一个小时,也许事情就有了转机。另外一个心得是“好记性不如烂笔头”, 手边一定要放笔记本,将重要的必须要做的事情记下,这样当一天结论的时候,你可以知道那些重要的事情已经完成,避免遗漏造成不必要的影响。



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